Como realizar a proteção de informação física na sua empresa?

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A proteção da informação física, quanto da informação digital, é fundamental para qualquer empresa. Assim, é preciso assegurar que os dados utilizados na execução dos serviços e tomadas das decisões não sejam danificados por desastres naturais ou provocados pelo homem.

Entre eles, incêndios, acesso de pessoas não autorizadas, inundações, e outros, que podem gerar sérios prejuízos e afetar a credibilidade da organização. No entanto, essa tarefa pode ser considerada desafiadora para muitos gestores. Pensando nisso, elaboramos este post com algumas dicas que podem auxiliar esse processo. Confira!

Restrinja o acesso dos documentos confidenciais

Quanto menos chances de passar por violações acidentais ou intencionais os dados tiverem, maior o nível de proteção de informação física. Para isso, o ideal é elaborar uma lista de pessoas autorizadas a acessar os registros sigilosos da companhia.

Além disso, é preciso regulamentar as obrigações dos colaboradores e definir quais serão os documentos necessários para a execução das tarefas. Isso vai impedir alteração, falsificação e demais ameaças que possam surgir dentro dos arquivos da instituição.

Faça o fechamento da impressão

Ao usar a função de bloqueio da impressão, é gerada uma senha quando uma pessoa encaminha um arquivo para computador, que deve ser inserida antes de realizar o procedimento. Assim, o documento não será impresso até que o usuário esteja próximo ao dispositivo.

Exclua os dados da impressora

É recomendável excluir os dados da impressora ao final do seu ciclo de utilização, como informações de usuários, configurações salvas na rede e demais. Não executar esse processo gera um risco considerável de exposição de dados.

O ideal é que esse procedimento aconteça no decorrer do ciclo da vida de uma máquina. Isso assegura que as companhias tenham o controle sobre os dados pelos quais são responsáveis.

Invista na infraestrutura

É preciso criar espaços adequados para o armazenamento dos documentos físicos, já que os riscos de perdas ou acessos não autorizados são muito grandes, caso esse cuidado não seja tomado.

Por este motivo, é importante contar com armários apropriados e ambientes climatizados. Isso evita que os registros sejam atingidos em casos de inundações, incêndios, deterioração devido ao tempo e demais eventos ambientais.

Capacite os usuários

A maioria dos usuários acaba cometendo erros por ausência de conhecimento ou imprudência. Isso significa que a proteção das informações também está ligada à capacitação e responsabilidade dos funcionários. Por isso, é importante proporcionar treinamentos à equipe e estimular para que ela conheça o regulamento da empresa quanto ao manuseio de informações sigilosas.

Além disso, mostre quais são as consequências caso erros de vazamento de dados, permissão de acesso de pessoas desautorizadas, falta de cuidado com os documentos e demais ações aconteçam, e a responsabilização de cada um sobre elas.

Conseguiu entender a importância da proteção da informação física? Então, aproveite para colocar em ação as dicas apresentadas, agora mesmo. Assim, você garante toda a segurança dos dados, necessária para que a empresa evite problemas que podem gerar grandes prejuízos e dores de cabeça.

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